Analyse contextuelle pour un projet de numérisation des archives du Service du développement territorial de l'Etat de Vaud

La Division Hors zone à bâtir arrive actuellement à saturation des espaces de stockage de ses archives. De plus, en 2018, tout le service va être déménagé. L’implémentation d’un référentiel documentaire pour la gestion et le stockage des documents électroniques est prévue pour 2020. Durant cette période transitoire, la division a rapidement besoin de numériser ses documents et de passer à la dématérialisation de ses processus métiers. Ces dossiers doivent pouvoir être stockés dans un environnement facile d’accès et sécurisé. Relatifs aux demandes de construction et d’installations sur des terrains hors des zones à bâtir, ils doivent être conservés depuis 1972. Le tout doit être en adéquation avec la législation pour que les documents numériques aient la même valeur de preuve que les documents papier. A noter également que le secrétariat de la division fait face à une réorganisation de ses tâches. Ainsi un état de l’art a été fait en interne et auprès des autres organisations cantonales concernant les demandes de permis de construire. Cette étude a permis de mettre en lumière les différentes pratiques en vigueur au sein de ces institutions, ainsi que leurs lacunes. Etudier la législation et les normes en vigueur est une partie importante du travail. De plus, un processus de base de la numérisation a été exposé avec les différents scénarios qui s’offrent à la division. Tous les outils nécessaires à la gestion, la numérisation et la dématérialisation sont décrits. De ce fait, un scénario en particulier se distingue afin de procéder à une numérisation des documents d’archives de la division. Cela pourra se faire au fur et à mesure selon les besoins des collaborateurs de la Division HZB. Ce processus est conforme aux exigences de la conservation à valeur de preuve sur le long terme en lien avec la dématérialisation. Cela est possible grâce à l’intégration d’un certain nombre d’outils, de matériel et de logiciels adéquats. De plus, pour la phase transitoire, s’ajoute le fait de pouvoir s’assurer, auprès de la Direction des systèmes d’informations de l’Etat de Vaud, que les documents numériques soient en sécurité. Tous ces éléments assurent un stockage des documents électroniques sur le long terme, pour préserver leur intégrité et leur conformité aux originaux papiers. Ils permettent d’être en adéquation avec le futur système de gestion et de stockage des documents électroniques de la Direction des systèmes d’information prévu pour 2020, ainsi que le système d’archivage électronique à venir des Archives cantonales vaudoises

Propositions pour un nouveau classement électronique des documents administratifs du Cercle scolaire régional Les Cerisiers (Gorgier)

Suite à une modification du système scolaire, souhaitée par l’Etat de Neuchâtel en 2012, le collège secondaire des Cerisiers à Gorgier, regroupant aujourd’hui les écoles de huit villages, est devenu à ce moment-là le Cercle scolaire régional les Cerisiers et abrite depuis lors les élèves du cycle 1 à 3 de l’école obligatoire, alors qu’auparavant sa structure incluait seulement le cycle 3. En réponse à ce remaniement, après cette fusion, les nouveaux dossiers ont dû être intégrés dans l’arborescence en place, ce qui a été fait mais de manière non structurée et ainsi les documents s’y sont retrouvés enchevêtrés. Aucun tri n’a été fait depuis. De nombreux documents peuvent se trouver à double ou mal rangés. La problématique est le besoin indéniable de tri, d’élimination et de dénomination, en un mot mettre de l’ordre. L’objectif de ce travail est d’émettre des propositions de restructuration de l’arborescence de quatre secteurs du Cercle scolaire, la direction, l’administration, le secrétariat et la bibliothèque afin de permettre un travail efficace au sein de ces départements. La connaissance des sources de littérature en lien avec la problématique de l’archivage électronique et la prise en considération des bases légales sont des éléments indispensables dans ce travail. Pour résoudre la problématique, une analyse de l’arborescence a été effectuée dans l’intention de faire ressortir les différentes dysfonctions présentes actuellement. Pour compléter, une analyse des besoins des départements est pratiquée de manière à comprendre le fonctionnement et les souhaits de chacun. Sur la base des résultats obtenus, des suggestions de remaniement des arborescences sont proposées et un calendrier de conservation, sur l’exemple de celui établit par l’AVA, est suggéré, calendrier qu’il sera nécessaire d’adapter à l’institution par la suite. Les points essentiels au bon fonctionnement de l’organisation de documents électroniques réglementée par une charte informatique sont exposés afin d’offrir à l’institution la possibilité de pouvoir en créer une par la suite. Les éléments clés et le déroulement pour la bonne mise en oeuvre des propositions développées sont décrits de façon que le Cercle scolaire régional Les Cerisiers puisse exécuter cette démarche de manière autonome. Les explications et données générales peuvent être adaptées à d’autres établissements scolaires. Les démarches sont les mêmes pour n’importe quelle institution, il suffit d’adapter par rapport aux missions et aux besoins de l’établissement

Recommandations et solutions pratiques afin d’assurer sur le long terme, la bonne gestion et la bonne utilisation globales des ressources documentaires du CCSI-Genève

Ce travail de Bachelor est réalisé pour le Centre de Contact Suisses-Immigrés de Genève (CCSI), une association à but non lucratif qui aide les personnes migrantes à normaliser leur statut dans le canton de Genève. Avec près de 45 ans d’histoire, le CCSI déménage ses locaux en 2019 et souhaite revoir son approche en matière de traitement des documents. Le travail a donc pour but de recenser les archives de l’association et de proposer des recommandations pour une meilleure gestion documentaire. La réalisation de ce mandat implique plusieurs phases de travail, les réflexions menées sont à la fois théoriques et pratiques. Pour entamer le développement d’outils de gestion et de recommandations pratiques, le travail s’intéresse d’abord au contexte et aux problématiques du CCSI. Les pratiques documentaires des collaborateurs sont examinées à l’aide d’entretiens en présentiel et permettent de confirmer le choix des outils nécessaires pour harmoniser les pratiques. Un état de l’art sur les archives des associations permet ensuite de constituer une analyse théorique de ce qui caractérise les archives dans les organisations. Il présente des axes de réflexion sur l’application des principales pratiques archivistiques au sein de structures associatives. Le travail se lance par la suite sur la présentation de l’inventaire des fonds du CCSI et aborde par la même occasion les discussions autour d’une possible externalisation des archives historiques. Au passage d’un point sur la structure organisationnelle de l’association, le travail approfondi les solutions proposées qui regroupent un plan de classement, un calendrier de conservation, une charte de nommage et des recommandations pour la conservation des documents. Le travail réalisé montre que la question des archives au sein de l’association n’est pas toujours évidente aux yeux de ses membres et qu’il n’est pas aisé de connaître le contenu des fonds lorsque les outils de recherche manquent. Les entretiens révèlent que la classification n’est pas toujours uniforme et que les doutes se concentrent surtout autour des questions liées à l’évaluation des dossiers et documents. L’état de l’art montre qu’une part notable de la société suisse participe activement à la vie associative, il souligne l’importance de la conservation et de la valorisation des archives pour mettre en avant le travail et la légitimité des associations. L’étude menée à travers l’inventoriage du fonds consolide l’intérêt que revêtent les archives du Centre pour les thématiques touchant l’immigration et les tendances sociales à Genève. L’inventaire sert de base pour appréhender la variété des archives, dans le cas d’une externalisation, il se proposera comme bordereau de versement. Enfin, les outils et solutions proposées se veulent légers et simples à prendre en main. Le plan de classement développe les aspects liés aux activités, le calendrier de conservation donne des pistes d’évaluation et la charte de nommage invite à appliquer des règles pour mieux repérer les dossiers et documents informatiques. Les recommandations de conservation visent tous les types de supports et s’adaptent au contexte de l’association

Élaboration d’une stratégie de valorisation des archives des TPG

Les transports publics genevois (tpg) sont les héritiers de plus d’un siècle d’histoire de la mobilité à Genève et succèdent à de nombreuses compagnies privées. Devenue régie publique en 1977, l’entreprise possède de nombreuses archives, mais ne s’est dotée d’une archiviste qu’à partir de 2013. Ce travail de Master, mandaté par les tpg, aborde ainsi la question de la valorisation de ces archives. Bien que les tpg soient financés en partie par le canton de Genève, ces archives se retrouvent dans un contexte spécifique qu’est celui des archives d’entreprise. Tiraillées entre les résultats que doit réaliser l’entreprise et sa mission de conservation de la mémoire, les archives des tpg doivent se faire une place, non seulement à l’intérieur de l’entreprise, mais également en tant qu’institution cantonale. C’est dans cette optique que ce travail traite de la valorisation des archives des tpg. Une étude de cas en plusieurs étapes a été réalisée. Une typologie des fonds a été mise en place afin de connaître et de pouvoir envisager les possibilités de valorisation des pièces, que ce soit des campagnes de numérisation ou des publications régulières sur internet et les réseaux sociaux. Ensuite, des entretiens avec différents groupes de personnes ont été menés. Le premier groupe, constitué d’employées des tpg, a permis de mieux comprendre et cerner les besoins des archives à l’interne de l’entreprise. Le deuxième groupe est constitué d’utilisateurs des archives. Les résultats de leurs entretiens ont permis de mettre en avant les attentes qu’ils avaient vis-à-vis des archives des tpg, notamment un inventaire détaillé des fonds ou encore des expositions qui présentent l’histoire des tpg et du canton de Genève. Le dernier groupe est constitué par des archivistes professionnels qui réalisent des actions de valorisation pour leur institution respective. Ces entretiens ont été l’occasion d’entendre leurs précieux conseils. La partie suivante est une compilation de propositions d’actions de valorisation qui se veut être adaptée à la réalité des archives des tpg, mise en avant par l’étude de cas. En passant par la création d’une page internet, par la création de comptes sur les réseaux sociaux, par l’organisation de journées éducatives ou d’expositions, ou encore par la publication régulière d’articles en lien avec l’histoire des tpg ou de la pratique archivistique, les possibilités sont nombreuses et variées, avec à chaque fois différents publics ciblés. Finalement, ce travail se termine par une proposition de politique de valorisation aux normes des tpg, qui met en avant les principes fondamentaux qui doivent sous-tendre toute action de valorisation des fonds de l’entreprise

Bibliothèque des études pédagogiques de Geisendorf: fonds pour la formation initiale des enseignants & historiques de la pédagogie à Genève, des études et des bibliothèques pédagogiques

Ce travail est issu d’un mandat émanant du Centre de Ressources et de Documentation Pédagogiques à Genève. Il porte sur le traitement du fonds de la Bibliothèque des Etudes Pédagogiques de Geisendorf, sur son intégration aux collections du CRDP, ainsi que sur la rédaction d’un historique permettant de situer le fonds dans son contexte. Le fonds est encyclopédique, cependant, il traite en grande partie de pédagogie. Il est destiné à la formation initiale des enseignants de la division primaire du canton de Genève. Ce travail a abouti à la rédaction de trois historiques, au traitement complet de 780 monographies, à une réflexion concernant le contenu du fonds ainsi qu’à une partie théorique traitant de la possibilité de rendre les notices accessibles sur Internet

Archives publiques genevoises : un exemple de collaboration dans le domaine du Records continuum

Aujourd'hui, et tout particulièrement dans le domaine des archives et de la gestion de l'information, le partage des connaissances et des expériences est devenu le mode de fonctionnement indispensable pour assurer de façon pertinente et efficace le déroulement de tout projet. Cette collaboration peut être officielle ou tout simplement informelle, mue par le simple objectif commun d'assurer la meilleure gestion possible des documents tout au long de leur cycle de vie. Le cas du canton de Genève offre un exemple de réseau à double niveau : -le réseau formel rassemblant les Archives d'État de Genève et les archivistes de Département : il s'agit là d'un groupe de coordination prévu par la loi, ayant pour but d'assurer une politique de gestion des documents pertinente et cohérente, depuis leur création au sein des Départements et services de l'État jusqu'à leur conservation définitive par les Archives d'État ; -le réseau informel des archivistes de Département, chargés de la gestion des archives courantes et intermédiaires des Départements de l'État. Chaque archiviste départemental dépend hiérarchiquement de son propre Département, mais un réseau d'échange d'informations s'est créé naturellement afin d'adopter une démarche commune et d'échanger des expériences. Le travail mené dans le cadre de ces deux réseaux poursuit le même objectif : assurer une politique de records continuum des archives publiques du canton de Genève.Bagnoud Gérard, Fluckiger Pierre, Leibenguth Caroline, Marin Pierre-Henri, Renevey Fry Chantal, Tissot Céline, Zambrella Armand. Archives publiques genevoises : un exemple de collaboration dans le domaine du Records continuum. In: La Gazette des archives, n°197, 2005-1. Centres et réseaux d’archives. pp. 97-113